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Os 5 Passos para se Transformar em uma Empresa Digital Sustentável


por Líder Serviços Contábeis em 07/12/2018

Repensar nossos hábitos é uma necessidade tanto nas nossas casas quanto nas nossas empresas, buscando transformar nossas atitudes em ações que resultem no menor impacto de uso de recursos possíveis.


 Nosso meio ambiente está saturado de resíduos produzidos   no nosso cotidiano, desde nossas escolhas alimentares até   os  materiais que usamos em nosso ambiente profissional.

 Assim, nos unimos com o projeto Casa sem Lixo (Nicole Berndt) para   desenvolver metodologias que reduzam o consumo das   empresas, bem como, transformar seu negócio, a relação   intra  organizacional e com terceiros, como a contabilidade,   repensando e reduzindo o impacto destes processos na natureza.

É aí que surge a Contabilidade Digital, adotando um novo hábito  e repensando o relacionamento entre as empresas e suas contabilidades, transformando os conceitos tradicionais dos informativos em papel, para um processo de informação totalmente digital, com o menor impacto possível.

 

Vamos dividir em 5 etapas para transformar sua empresa em Digital e sustentável:

 

1. O Recebimento de Documentos e informações

Atualmente, recebemos a grande maioria das informações de uma empresa por meio Digital, que são:

- Nota Fiscal Eletrônicas

- Boletos recebidos por e-mail

- Comprovantes de pagamentos e transferências bancárias

- Folha de pagamento recebida por e-mail

 

Portanto, a maioria dos dados gerados já são Digital, restando talvez alguns cupons fiscais e poucos documentos recebidos por correio, que podem facilmente ser digitalizados.

 

2. Sistema de controle financeiro com armazenamento digital

É imprescindível possuir um sistema de controle financeiro que permita armazenar documentos digitalizados, troca de informações digitais com a contabilidade e integração contábil. Eliminando a necessidade de tramitação de documentos físicos com a contabilidade, pois todo o armazenamento de comprovantes, notas, boletos e demais documentos serão feitos de maneira Digital.

 Para isso temos soluções práticas e ágeis dependendo da sua necessidade, como os sistemas em nuvem Conta Azul, Omie, Nibo entre outras, são excelentes ferramentas de controle que permitem transformar a movimentação de contas a pagar e receber em processos digitais.

Tais sistemas permitem avançar o controle financeiro, trazendo relatórios como fluxo de caixa, demonstrativos de resultados, movimentação de contas a pagar e a receber, controles de caixa e saldo em bancos. Incluindo outras funcionalidades como integração automática com seu banco tanto para o extrato quanto para pagamentos e recebimentos, assim como geração de notas fiscais e boletos.

 

3. Armazenagem da Documentação Digital

Além de um sistema de controle financeiro, é importante ter um sistema de armazenamento de dados. Hoje temos soluções viáveis e gratuitas como Google Drive, Drop Box, Onedrive, entre outros repositórios de arquivos Digitais, substituindo as prateleiras, armários e salas de arquivos nas empresas.

 

Quanto à questão legal, considerando que hoje todos os processos judiciais são digitais, é possível utilizar os próprios arquivos digitais para apresentar nos processos, sem necessidade de sua impressão.

É também possível usar plataformas de assinaturas digitais de contratos, que podem ser por meio de certificados digitais ou mesmo gravando o nome e IP da máquina ou dispositivo que faz a assinatura.

Sendo assim, as soluções representam uma excelente alternativa de controle de informações digitais. Mas não menos importante é manter uma boa organização dos arquivos digitais, não diferente da estrutura de armazenagem dos arquivos físicos.

 

4. Uma contabilidade alinhada com estes processos

De nada adianta a empresa cumprir os três primeiros requisitos e manter uma contabilidade tradicional, que exija a impressão dos documentos e informações. Pois desta maneira, não terá se cumprido o propósito sustentável de transformar sua empresa em uma empresa Digital.

Este processo de transformação é sem volta, promovendo sua contabilidade para um novo conceito.

 

5. Analisar os recursos que entram e saem de sua organização

Além de transformar os processos manuais em Digitais, é necessário reduzir o consumo e repensar os hábitos do dia a dia da organização.

Uma forma interessante de avaliar o que passa pela sua organização é olhando o seu lixo produzido. Ter um olhar diferente na forma como produzimos e usamos os recursos que passam por nossa empresa é capaz de transformar nossos hábitos.

Então, é importante analisar o que pode ser reduzido no consumo, quais podem ser reutilizados, destinados a composteiras e por último reciclados, sempre atento ao destino correto do que pode ser reciclado, e seu retorno ao ciclo sustentável.


O que vem ainda por aí?

Muitas novidades estão surgindo no meio Digital que vão ao encontro destas transformações, como por exemplo:

- Cupom Fiscal Eletrônico - deve estar concluído em 3 anos a implantação em todo o Brasil

- Carteira de Motorista Digital - em 5 anos, todas as carteiras serão digitais

- Certificado de Veículos Digital - em 3 anos todos os veículos terão seus certificados digitais

- Transações assinadas por meio de certificado digital nos smartphones já são uma realidade

- Abertura de empresas somente com e-CPF de certificados digitais já funcionam em estados como SC, MG e RS e em 5 anos serão uma realidade em todos os estados

 

Em vista disso, não fique de fora deste conceito que transformará seus hábitos, sua família, sua organização e por consequência, o nosso planeta. Seja um agente de mudança, que esse início seja ao nosso redor.



 

 #ContabilidadeDigital      

 #LixoZero

 #TransformaçãoDigital

 

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Previdência Privada (PGBL) - Reduza seu IR


por Líder Serviços Contábeis em 05/12/2018

O contribuinte que pretende usar aplicações em previdência complementar ou doações para obter benefícios tributários na declaração do IR (Imposto de Renda) de 2019 referente a 2018 deve ficar atento ao calendário.
Sendo assim, as aplicações, para dedução ainda este ano, devem ser feitas até o dia 30/12/18 ou até o último dia de expediente bancário deste mês de dezembro 2018.
É necessário informar os valores pagos durante o ano no quadro Relação de Pagamentos e Doações Efetuados, para ter direito à dedução. 
Quem faz a declaração de previdência privada no imposto de renda no modelo completo pode abater até 12% da renda bruta anual. Por exemplo, se uma pessoa tem uma renda anual de 60 mil e aplica em poupança, a base para o cálculo para o IR será os 60 mil. Contudo, se a renda dessa pessoa é de 60 mil e em vez de investir em poupança, ela tem um investimento de R$7.200 em um plano PGBL, a base de cálculo para o imposto de renda será de R$ 52.600. Lembrando que as aplicações em VGBL não dão direito à dedução do imposto, portanto a dedução desse investimento só vale para quem faz a declaração completa.

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A nova reforma tributária


por Líder Serviços Contábeis em 30/11/2018

A reforma tributária deve sair nos próximos anos. Esta frase poderia servir possivelmente em qualquer ano das últimas três décadas, mas nunca esteve tão próxima de ser uma realidade. As mudanças estão previstas na Emenda 7/2018, que substitui integralmente o texto da PEC 293-A/2004. Elaborada por um grupo de especialistas do CCiF (Centro de Cidadania Fiscal), a proposta tem por objetivo criar um único imposto sobre o consumo, que será chamado de IBS, Imposto sobre Bens e Serviços. Este imposto substituirá ISS, ICMS, PIS, COFINS e IPI. Ele só será devido pelo consumidor final, e em toda a cadeia haverá crédito e débito, considerando todos os custos para crédito do imposto, assim como as saídas para débito. Ainda, o acumulo de crédito será devolvido em até 60 dias e o débito pago no mês seguinte. A alíquota estimada estaria em torno de 25% para todo e qualquer bens e serviços. Uma divisão estimada seria 9% união, 14% estados e 2% municípios. Parece pouco, mas a base seria de todas as operações, tanto bens quanto serviços, para todos os entes. Assim, prefeituras passariam também a receber por vendas e estados por serviços. O IBS incidirá sobre todo e qualquer produto ou serviço, acabando com a diferença de tributação entre produtos diversos, também acabam todos os incentivos tributários e aumento ou redução de tributos serviria para todos os bens e serviços. A princípio ainda haverá imposto sobre a renda, sem qualquer alteração na legislação. Corre por fora a tributação dos dividendos na ordem de 20%. É esperar para ver, mas o cenário político nunca foi tão favorável a aprovação. Consulte a proposta: http://www.ccif.com.br/wp-content/uploads/2018/08/PEC-e-JUSTIFICATIVA-Emenda-Mendes-Thame-1-1.pdf 

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